Referat Generalforsamling 23/3-2023

1Fællesgrundejerforeningen Kregme Syd

Referat af generalforsamling 23. marts 2023 kl. 1900 afholdt i Magleblikskolens kantine

Deltagere fra bestyrelsen:
Formand Steen Hviid Mortensen, Tårnvænget 23
Næstformand Dorte Overgaard (konstitueret), Tårnvænget 29 Kasserer Jens Christian Larsen, Kirkevænget 9
Bestyrelsesmedlem Alex Samuelsen, Kirkevænget 23 Bestyrelsesmedlem Kurt Gregersen, Skibsvænget 13 Bestyrelsesmedlem Jens Rømer Markussen, Skibsvænget 44

Antal fremmødte stemmeberettigede: 58. Kun en stemme pr. matrikel. Mødedeltagere fra beboernes side fremgår af bilag 1.

Forkortelser af adresser: K=Kirkevænget, S=Skibsvænget, T=Tårnvænget
Dagsorden ifølge indkaldelse: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år. 3. Aflæggelse og godkendelse af regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisorer. 4. Behandling af rettidigt indkomne forslag: Vedtægtsændringer (forslag vedlagt) 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent og øvrige bidrag. 6. Valg af formand for bestyrelsen. 7. Valg af kasserer. 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer samt to suppleanter. 9. Valg af to revisorer. 10. Valg af to revisorsuppleanter. 11. Eventuelt.

1. Valg af dirigent: Formanden bød velkommen og foreslog Inge Karlshøj som dirigent. Inge har været mangeårig direktør i DGI Nordsjælland. Inge blev valgt uden modkandidat. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen er rettidig indkaldt, og der blev foretaget valg af stemmetællere: Stemmeberettigede fra K23, T28, S44 blev valgt.
2. Bestyrelsens beretning v/formand Steen Hviid-Mortensen: Beretningen vedlægges særskilt. Spørgsmål til beretningen:
1: Kommentarer/spørgsmål fra salen omhandlende den igangværende nedlægning af fibernet: Fliserne på Kirkevænget er ødelagt mange steder, efter optagelse med maskiner, frem for med hånden, under nedlægning af fibernet. Det er gået ud over begge rækker af fliser under optagning, og man mener derfor at der skal kigges på begge rækker af fliser, og ikke kun den række der har været taget op. Der er også flere knækket fliser, div. Grusbunker skal fjernes, en grundejer har fået ødelagt hegn, og kunne vi evt. få fejet fortovene.
Svar fra formanden: Bestyrelsen aftaler ny gennemgang med entreprenøren (LM entreprise), og formanden tager selv en runde for besigtigelse.
2: Spørgsmål fra salen: Er der muligt at få ryddet sne på fortovene? Svar: Hvis vi vil betale for det. Dette er noget der skal vedtages ved afstemning på et senere tidspunkt. Dette blev der ikke stemt om.
3: Spørgsmål fra salen: Er det muligt for nogle af beboeren at deltage i gennemgangen af afleveringen efter udførsel af fibernet. Beboerne kender bedst selv deres veje?
Svar: Bestyrelsen vil gerne inddrage de øvrige beboere og interesserede kunne med fordel skrive til FGKS mail vedr. dette inden ny gennemgang med entreprenøren.
4: Spørgsmål fra salen: Hvad gør bestyrelsen ved de matrikler der breder sig (terrænregulerer) ud over fællesstierne? Svar: Bestyrelsen har ingen påtaleret over for de enkelte matrikelejere, det er kun kommunen der har det, men bestyrelsen har gjort kommunen opmærksom på de steder, hvor det efter bestyrelsens opfattelse er grove overtrædelser af lokalplanen. Indtil videre uden resultat.
5: Spørgsmål fra salen: Gælder den fælles forsikring også på fortovene ud for de enkelte matrikler? Svar: Vi undersøger og sender skriv ud, når forsikringerne er tegnet, og om hvad de dækker.
3. Aflæggelses af regnskab v/kasserer Jens Christian Larsen: Dirigenten beder forsamlingen meddele decharge efter godkendelse af regnskabet. Det betyder, at bestyrelsen ikke kan stilles til regnskab for mangler i regnskabet efterfølgende Regnskabet er fremsendt til medlemmerne forud for generalforsamlingen, ligesom det fremvises på projekter under mødet. Regnskabet dækker over 15 måneder det første år vedtaget på den stiftende generalforsamling. Hovedtal: indtægter kr. 134.466 er fortrinsvis fra kontingent. Udgifter kr 65.056. Herudover finansielle indtægter og udgifter. Årets resultat: overskud på kr.66.786. Der redegøres for primære udgiftsposter; køb af software, køb af konsulentbistand hos NIRAS, den delvise græsslåning, og vintervedligehold, hvor vi har valgt fastpris Spørgsmål fra salen; Niras er engangsudgift?
Svar: ja
Spørgsmål fra salen; Vinterrydning er kun for denne sæson? Svar: Ja, fra nov. 22 til og med marts 23.
Spørgsmål fra salen: Niras; Er vi færdige med at bruge dem?
Svar: Det vides ikke på nuværende. Vi budgetterer med 50.000 til rådgivning eller juridisk assistance, da vi ikke er enige med kommunen i forhold til aflevering af vores område.
Spørgsmål til posten gaver: hvem har fået hvad for 1200?: Formanden svarer, at der bliver givet en gave til medlemmer af bestyrelsen der fylder rundt, mens de sidder i bestyrelsen. Anmærkning fra salen: Regnskab er ikke revideret!
Svar fra kasserer: Jo det er det, der er ikke krav om autoriseret revisor. Dirigenten supplerer, at det fremgår af folkeoplysningsloven, at foreninger af denne type ikke behøver at bruge autoriseret revisor.
Spørgsmål fra salen til kasserer; hvem har råderet over konti? Det har kun kassereren, og vi skal alle være enige i bestyrelsen, når der bruges penge. Bestyrelsen undersøger, hvor stort et beløb forsikringen hos parcelhusejernes forsikring dækker i tilfælde af underslæb.
4. Behandling af indkomne forslag:
Forslag 1. Beplantning v/Præstesvinget stillet af Palle Laurenborg, K26. Bestyrelsen ser frem til at modtage et budget for det fremlagte forslag. Palle inviteres til deltagelse i et bestyrelsesmøde efter indhentning af priser mm. Der stemmes om forslaget, som vedtages med flertal.
Forslag 2. Forslag til vedtægtsændringer. Vedtægtsændringerne gennemgås punkt for punkt af næstformand, Dorthe Overgaard, på projekter, ligesom de er fremsendt til medlemmerne forud for mødet.
4 Drøftelse i salen: Ændring af vedtægt 9.2: om det skal hedde ”for hver matrikel” eller ”for hvert medlem”. Problemet med matrikel er, så skal børnehuset kun betale 1 x kontingent men de betaler i dag 5. Så skal det også gælde lægehus mv.
Der er bekymring for at forslag skal indsendes 3 uger før GF. Kender man datoen for?
Svar: Der indkaldes flere måneder før GF, så der er god tid til at indsende forslag. det er kun regnskab mv. der sendes ud 3 uger før.
Spørgsmål fra salen: årsag til ændring af perioden for bestyrelsesposter?
Svar: Det foreslås, at der genvælges forskudt, med halvdelen hver 2. år; det er for sårbart med alle udskiftes på én gang -ingen kontinuitet.
Forslag fra salen; ønske om i §3 at der er udspecificeret parcellerne, herunder børnehusets 5 andele.
Svar: Bestyrelsen mener, at vi bør vente til de sidste ringe mv. er med.

Der kunne IKKE stemmes om vedtagelse af vedtægtsændringerne, idet det ved optælling konstateredes, der var fremmødt 58 stemmeberettigede medlemmer ud af 130., hvilket er under de 50 % der kræves jf. vedtægterne. Dermed skal der afholdes ekstraordinær-GF. Ekstraordinær generalforsamling fastsættes til afholdelse d. 12. april samme sted, udelukkende med det ene punkt på dagsordenen: Ændring af vedtægterne. Salen tilkendegiver med klart flertal, at de er klar til at stemme for vedtægtsændringer.
Lars Aslagsen påpeger, at han har stillet et forslag til bestyrelsen i sommers vedr. robotplæneklipper til fællesarealerne, og at det burde have været taget med på på GF og ikke behandles egenhændigt af bestyrelsen på deres egne møder.
Svar: Bestyrelsen må give Lars ret og beklage, at det ikke blev opfattet af bestyrelsen som et forslag til generalforsamlingen. Formanden beklagede det ligeledes i beretningen. Husk at skrive tydeligt til bestyrelsen, at det er emne der skal behandles på GF.

5. Fremlæggelse af budget v/kasserer Jens Christian Larsen: Spørgsmål fra salen om opbygning af buffer i forbindelse med at sætte penge til side: Er det fornuftig at tilsidesætte så stort et beløb. Er der behov for det?
Svar fra bestyrelsen: Vi er klar til at revidere kontingentet om 1 år hvis det viser sig, at vi har været for pessimistiske. Vi ønsker at oparbejde en beholdning da vi bl.a. forventer udgift på 3 mio til ny asfalt inden for 20 år.
Kommentar fra salen: er du ikke enig med kommunens arbejde, kan sagen ankes af grundejerne, og det skal føres videre til indenrigsministeriet.
Svar: Bestyrelsen undersøger om dette er muligt.
Spørgsmål fra salen: Skal der bygges buffer op før de andre ringe er færdige?
Svar: Bestyrelsen: Vi slider på vejene før det er færdigt, og de nye asfaltveje holder i længere tid.
Forslag fra Michael Nielsen, K29, om et kontingent på kr. 2.000, i stedet for kr. 3000 som foreslået af bestyrelsen. Bestyrelsen fastholder sit forslag pr. Kr. 3.000,- Der stemmes om det med følgende resultat: 24 stemmer for et kontingent på 2.000. 28 stemmer for et kontingent på 3.000. Bestyrelsens forslag er dermed vedtaget. 4 stemmer blank.
Pkt. 6, 7, 8, 9 og 10: Valg af bestyrelse: Der foretages valg efter de gamle vedtægter: Følgende nuværende bestyrelsesmedlemmer er villige til genvalg: Formand Steen Hviid Mortensen, Tårnvænget 23 Næstformand Dorte Overgaard, (konstitueret), Tårnvænget 29 Kasserer Jens Christian Larsen, Kirkevænget 9 Bestyrelsesmedlem Alex Samuelsen, Kirkevænget 23 Bestyrelsesmedlem Kurt Gregersen, Skibsvænget 13 Bestyrelsesmedlem Jens Rømer Markussen, Skibsvænget 44. Indtrådt fra suppleantpost Ingen fra forsamlingen ønskede at stille op til ovennævnte poster. Således blev de ovennævnte valgt til bestyrelsen på uændrede poster uden modkandidater. Bestyrelsesmedlemmerne Yvonne Haack og Janne Gilholt er udtrådt i løbet af året. Suppleant Mette Winther genopstiller ikke. Valg af 1 ledig bestyrelsespost. Jens Jahn, T28, ønskede at stille op til bestyrelsen. Jens Jahn blev valgt uden modkandidater. Valg af 2 bestyrelses suppleanter: Svend Erik Jensen, K14, ønskede at stille op. Lars Petter Aslagsen, K40, ønskede ligeledes at stille op. Begge valgt uden modkandidater. Valg af revisor: Rasmus Reinholt, K27, oplyste at nuværende revisor Ditte Reinholt (ægtefælle), ikke var tilstede, men gerne vil påtage sig valget. Ditte Reinholt valgt uden modkandidater. 6 Valg af revisor suppleant: Lone Ring T27, meldte sig til posten. Hun blev valgt uden modkandidater. 11.

Eventuelt:
Spørgsmål fra salen; Hvad sker der med inderkredsen på tårnvænget? Der er bekymring om ler i øverste lag således at vandet løber af og ender i haverne. Formanden oplyste, at der skrabes lerjord af og lægges muldjord. Der er fotograferet, hvor tingene ikke er som de skal være. Vi skal sikre, at kommunen holder Bernt Nielsen op på deres aftaler om opfyldelse af lokalplan. Forslag fra salen; vi kan lave grussti i bunden af tårnvænget, med stenkiste, så det virker som dræn. Bestyrelsen følger op på etablering af den indre grønning på Tårnvænget, men det skal bemærkes, at grusstierne blev nedstemt på den stiftende generalforsamling. Mødet slut kl. 2150. Inge Karlshøj Steen H. Mortensen Dirigent Formand